Bitácora de seguimiento

Se agrega un módulo de registro en bitácora de seguimiento en atención al cliente

OBJETIVO:

Identificar y registrar actividades en la bitácora de seguimiento en atención a los clientes.

 

USO:

Utilice éste módulo para consultar y reportar en bitácora todo seguimiento a la cobranza, reporte de incidencias, quejas y sugerencias por parte de los clientes.

Este módulo requiere que se cuente con el catálogo de actividades definido desde el módulo de Seguridad y configuración (ver en el ultimo punto de esta ayuda)

 

BÚSQUEDA:

Establezca los parámetros de búsqueda. Los filtros le permitirán seleccionar remisiones de venta o contratos de crédito cuya situación amerite realizar llamadas de seguimiento con los clientes. Utilice filtros de estatus de vencimiento, atrasos de pagos, etc.

Elija las actividades a seguir según su estatus actual. Cada actividad es reportada y calificada en la bitácora.

Utilice el botón señalado con el teléfono para dar seguimiento a una actividad. Sólo las actividades con estatus finalizada no podrán ser sujetas de seguimiento.

 

DATOS SOLICITADOS

Fecha reporte. Dia en que es levantado el reporte de seguimiento

Reporte de resultado. Describa textualmente toda la informacion referente a la llamada de seguimiento

Actividad reportada. Seleccione del catalogo de actividades la que se esta reportando

Actividad por atender. Seleccione del catalogo de actividades la proxima actividad sugerida a llevar a cabo

Proxima fecha por atender. Indique el dia en que sera contactado nuevamente el cliente para revisar compromisos acordados. Cuando usted elige la actividad reportada, esta fecha se calcula a partir de los dias a transcurrir que se hayan fijado en el catalogo de actividades. Estos dias son sugeridos, de tal modo que usted puede libremente definir la fecha proxima de seguimiento

Estatus. Seleccione el estatus que presenta actualmente la actividad reportada:

  • En espera. La actividad esta en espera de ser atendida
  • En seguimiento. La actividad ya fue atendida y se encuentra en espera de respuesta por parte del cliente o que se cumpla la proxima fecha de contacto para insistir en el acuerdo pactado.
  • Finalizada. La actividad ya fue atendida y ha sido concluida. Este estatus ya no permite llevar un seguimiento para esta misma actividad. Si desea continuar con el reporte de incidencias debera crear una nueva actividad.
  • Turnada. La actividad ha sido turnada a un gestor para su atencion. Debera indicar el gestor a cargo.
  • Turnar a gestor. Seleccione el gestor que atendera esta actividad.

 

CATALOGO DE ACTIVIDADES

Defina las actividades que podran ser referidas en el reporte de seguimiento. Acceda al catalogo desde el modulo de Seguridad y configuración

DATOS SOLICITADOS

Nombre actividad. Describa brevemente la actividad a reportar

Definición y configuración de conceptos de movimientos

En esta nueva versión se puede indicar por cada almacén los conceptos a utilizar para que sean establecidos por cada movimiento de compra o venta para afectación o confirmación en el almacén.

Diríjase al módulo Entidades->Almacén o sucursal y defina los siguientes datos:

Concepto salida por venta. Seleccione el concepto que identifica el movimiento de venta que se establecerá por default en cada creación de remisión.
Utilice este dato para agrupar sus operaciones tales como: remisiones, ventas facturables, ventas en ruta, ventas por saldos, etc.

Afecta venta. Afecta movimiento al almacén directamente en una operación de venta. Desmarque la casilla para requerir la afectación manual. Esta opción puede ser útil si cuenta con almacenistas que controlen la salida y entrada de productos.

Concepto devolución por venta. Seleccione el concepto que identifica el movimiento de devolución por venta que se establecerá por default en cada creación de nota.
Utilice este dato para agrupar sus operaciones tales como: remisiones, ventas facturables, ventas en ruta, ventas por saldos, etc.

Afecta devolución por venta. Afecta movimiento al almacén directamente en una devolución por venta. Desmarque la casilla para requerir la afectación manual. Esta opción puede ser útil si cuenta con almacenistas que controlen la salida y entrada de productos.

Concepto entrada por compra. Seleccione el concepto que identifica el movimiento de compra que se establecerá por default en cada creación de remisión.
Utilice este dato para agrupar sus operaciones tales como: remisiones, compras facturables, compras en ruta, compras foráneas, etc.

Afecta compra. Afecta movimiento al almacén directamente en una operación de compra. Desmarque la casilla para requerir la afectación manual. Esta opción puede ser útil si cuenta con almacenistas que controlen
la salida y entrada de productos.

Concepto devolución por compra. Seleccione el concepto que identifica el movimiento de devolución por compra que se establecerá por default en cada creación de nota.
Utilice este dato para agrupar sus operaciones tales como: remisiones, compras facturables, compras en ruta, compras foráneas, etc.

Afecta devolución por compra. Afecta movimiento al almacén directamente en una devolución por compra. Desmarque la casilla para requerir la afectación manual. Esta opción puede ser útil si cuenta con almacenistas que controlen la salida y entrada de productos.

Concepto entrada por inventario. Seleccione el concepto que identifica el movimiento de entrada por conteo de inventario que se establecerá por default en cada creación de orden de inventario.
Utilice este dato para agrupar sus operaciones tales como: conteo directo por almacenista, reporte de existencias, inventario físico, etc.

 

Actualización 04 marzo 2019

Se liberan diversas actualizaciones que incluyen nuevos módulos y la mejora de operaciones de movimientos al almacén.

Se mejora el módulo para registro de ordenes de inventario

Se crea módulo de traspasos entre almacenes

Se mejora el control de entregas y recepción de mercancías en los almacenes por medio de la confirmación del documento por el almacenista para los siguientes procesos:

Para que estas operaciones sean accesibles, es necesario establezca la configuración de la acción a tomar desde el módulo de almacenes: Definición y configuración de conceptos de movimientos

Se modifica el proceso de emisión de formatos para diversos módulos. Ahora puede usted diseñar sus propios formatos y emitirlos sin restricciones.

Diseño de formatos

El módulo de emisión de formatos cambia a partir de esta versión.

Antes: Se seleccionaba el formato a emitir directamente desde el botón Imprimir o Reportes del formulario en cuestión. Ejemplo: Emitir remisión de venta.

Ahora: Se escoge el formato auto diseñado desde la pestaña Formatos y se emite.

 

Seguridad->Formatos

Módulo para crear diversos formatos a utilizar para la emisión de reportes. Estos formatos son accesibles en cada formulario de edición bajo la pestaña Formatos disponible en los siguientes módulos:

  • Edición general (disponible en todos los módulos)
  • Ventas-remisión
  • Ventas-crédito directo
  • Ventas-abono a documento
  • Ventas-devolución
  • Compras-remisión
  • Compras-crédito directo
  • Compras-abono a documento
  • Compras-devolución
  • Almacén-movimiento de regularización
  • Almacén-orden de inventario
  • Almacén-orden de traspaso
  • Caja y flujo-movimiento

Confirmar salida por devolución de compra

OBJETIVO:

Confirmar la salida del almacén para artículos o productos referidos en las notas de devolución por compra.

 

USO:

Utilice éste módulo para asentar un movimiento de salida del almacén por concepto de devolución por compra.

Mantiene el registro histórico de movimientos por artículos o productos

 

CONTROLES:

  • Identifica y actualiza las salidas al almacén
  • Actualiza las existencias en base al movimiento
  • Registra las salidas únicamente para los almacenes que tienen configurada la no afectación al momento de crear la devolución por compra. Consulte el catálogo de almacenes. Cada devolución en estas circunstancias presentará un estatus de Pendiente, mientras no sea confirmada la salida del producto desde éste módulo.

 

DATOS SOLICITADOS:

 

Escoja de la lista mostrada, la nota de devolución que será entregada haciendo click en el icono de confirmación.

Fecha de salida. Indique la fecha en que está saliendo el producto devuelto.

 

Confirmar entrada por compra

OBJETIVO:

Confirmar la entrada al almacén para artículos o productos referidos en las remisiones por compra.

 

USO:

Utilice éste módulo para asentar un movimiento de entrada al almacén por concepto de compra.

Mantiene el registro histórico de movimientos por artículos o productos

 

CONTROLES:

  • Identifica y actualiza las entradas del almacén
  • Actualiza las existencias en base al movimiento
  • Registra las entradas únicamente para los almacenes que tienen configurada la no afectación al momento de crear la remisión por compra. Consulte el catálogo de almacenes. Cada remisión en estas circunstancias presentará un estatus de Pendiente, mientras no sea confirmada la recepción del producto desde éste módulo.

 

DATOS SOLICITADOS:

 

Escoja de la lista mostrada, la remisión que será ingresada haciendo click en el icono de confirmación.

Fecha de surtido. Indique la fecha en que se está surtiendo la orden.

Confirmar entrada por devolución de venta

OBJETIVO:

Confirmar la entrada al almacén para artículos o productos referidos en las notas de devolución por venta.

 

USO:

Utilice éste módulo para asentar un movimiento de entrada al almacén por concepto de devolución por venta.

Mantiene el registro histórico de movimientos por artículos o productos

 

CONTROLES:

  • Identifica y actualiza las entradas al almacén
  • Actualiza las existencias en base al movimiento
  • Registra las entregas únicamente para los almacenes que tienen configurada la no afectación al momento de crear la devolución por venta. Consulte el catálogo de almacenes. Cada devolución en estas circunstancias presentará un estatus de Pendiente, mientras no sea confirmada la recepción del producto desde éste módulo.

 

DATOS SOLICITADOS:

 

Escoja de la lista mostrada, la nota de devolución que será recibida haciendo click en el icono de confirmación.

Fecha de recepción. Indique la fecha en que está ingresando el producto devuelto.

 

Confirmar salida por remisión de venta

OBJETIVO:

Confirmar la salida del almacén para artículos o productos referidos en las remisiones.

 

USO:

Utilice éste módulo para asentar un movimiento de salida del almacén por concepto de venta.

Mantiene el registro histórico de movimientos por artículos o productos

 

CONTROLES:

  • Identifica y actualiza las salidas del almacén
  • Actualiza las existencias en base al movimiento
  • Registra las entregas únicamente para los almacenes que tienen configurada la no afectación al momento de crear la remisión. Consulte el catálogo de almacenes. Cada remisión en estas circunstancias presentará un estatus de Pendiente, mientras no sea confirmada la entrega del producto desde éste módulo.
  • Efectúe esta operación cada vez que una orden es surtida. Los surtidos pueden ser parciales o totales.

 

DATOS SOLICITADOS:

 

Escoja de la lista mostrada, la remisión que será surtida haciendo click en el icono de confirmación.

Fecha de surtido. Indique la fecha en que se está surtiendo la orden. Si una orden presenta diversos surtidos, la fecha será la del primer surtido registrado.

 

Orden de inventario

Registrar las existencias actuales de artículos o productos en cada almacén.

 

USO:

Utilice éste módulo para actualizar las cantidades contadas de cada artículo o producto en inventario.

Mantiene el registro histórico de movimientos en almacén.

 

CONTROLES:

  • Actualiza las existencias en base al conteo físico.

 

DATOS SOLICITADOS:

Almacén. Seleccione. Escoja el almacén en donde se registró el conteo físico.

Concepto. Seleccione. Escoja el concepto para crear la entrada por inventario. Este podrá preestablecerlo desde el módulo Almacenes.

Fecha. Indique la fecha del inventario.

Observaciones: Describa textual y brevemente cualquier comentario adicional al conteo de inventario.

Siempre que una orden de inventario es creada, su estatus se establece en Pendiente por confirmar, dando lugar a que primero sea revisada y entonces autorizada. Utilice el botón Aplicar orden para que el inventario sea actualizado conforme a la orden. Toda orden aplicada mostrará un estatus Ingresado.

DETALLE DE INVENTARIO

Llene la lista de artículos o productos que han sido inventariados.

El sistema siempre abrirá 10 registros en blanco por cada vez que se oprima el botón Nuevo y siempre que guarde la lista editada. Observe que la lista no será agregada al archivo hasta que sea guardada. Presione el botón Cancelar cuando ya no desee agregar más elementos a la lista.

Utilice la tecla Enter para brincar de un campo a otro a través de la lista.

 

Artículo: Autocompletar. Teclee cualquier sílaba que compone el nombre del artículo y escojalo de la lista de encontrados.

Cantidad: Indique la cantidad de artículos o productos que han sido contados como existencia.

 

IMPORTAR INVENTARIO DESDE ARCHIVO EXTERNO

Utilice esta opción para importar un archivo que contiene el conteo físico de existencias.

Asegúrese que el archivo cumple con estas características:

Archivo en formato CSV

1er línea: Encabezado de columnas
2a línea en adelante:

ID Numérico. ID artículo o producto
Cantidad Numérico. Cantidad de unidades contadas en inventario

 

Seleccione el archivo con el botón Seleccionar archivo o arrástrelo desde su explorador de archivos hacia la región disponible en el formulario y ejecute la operación de importación con el botón superior: Realizar importación

Traspaso entre almacenes

Se libera el módulo de registro para las salidas y entradas de artículos o productos de un almacén de salida hacia un almacén de entrada.

Almacenes->Movimientos->Traspaso

Utilice éste módulo para actualizar las existencias entre almacenes.

Mantiene el registro histórico de movimientos en almacén.

 

CONTROLES:

  • Actualiza las existencias en base a traspasos entre almacenes.

 

DATOS SOLICITADOS:

Almacén de salida. Seleccione. Escoja el almacén en donde se registrará la salida del producto.

Almacén de entrada. Seleccione. Escoja el almacén en donde se registrará la entrada del producto.

Concepto. Seleccione. Escoja el concepto para crear la salida/entrada por traspaso.

Fecha. Indique la fecha del traspaso.

Observaciones: Describa textual y brevemente cualquier comentario adicional al movimiento de traspaso.

Siempre que una orden de traspaso es creada, su estatus se establece en Pendiente por confirmar, dando lugar a que primero sea revisada y entonces autorizada. Utilice el botón Aplicar orden para que las existencias de los almacenes involucrados sean actualizadas conforme a la orden. Toda orden aplicada mostrará un estatus Procesado.

DETALLE DE TRASPASO

Llene la lista de artículos o productos que serán traspasados entre los almacenes.

El sistema siempre abrirá 10 registros en blanco por cada vez que se oprima el botón Nuevo y siempre que guarde la lista editada. Observe que la lista no será agregada al archivo hasta que sea guardada. Presione el botón Cancelar cuando ya no desee agregar más elementos a la lista.

Utilice la tecla Enter para brincar de un campo a otro a través de la lista.

 

Artículo: Autocompletar. Teclee cualquier sílaba que compone el nombre del artículo y escojalo de la lista de encontrados.

Cantidad: Indique la cantidad de artículos o productos que serán movidos de un almacén a otro.